Datenschutz ist mittlerweile überall ein großes Thema und durch den Missbrauch von Daten haben schon viele Menschen großen Schaden erlitten. Deshalb entscheiden sich heute auch immer mehr Privatleute für einen Aktenvernichter. Besonders Briefe mit sensiblen Daten wie Kreditkartennummer, Steuernummer oder Sozialversicherungsnummer sollten nicht einfach so in die Papiertonne geworfen werden. Betrüger durchsuchen teilweise ganz gezielt den Hausmüll und betreiben dann mit den Daten groben Missbrauch. Werden solche Unterlagen mit einem Aktenvernichter geschreddert, dann haben diese Machenschaften keine Chance. Worauf du bei der Anschaffung eines Aktenvernichters achten solltest und wo die Unterschiede liegen, erfährst du jetzt.
Nutzungsart des Aktenvernichters sehr entscheidend
Als Erstes ist es wichtig, ob du den Aktenvernichter rein privat oder auch geschäftlich nutzen möchtest. Ist Letzteres der Fall, benötigt das Gerät eine bestimmte Sicherheitsstufe. Bei Aktenvernichtern gibt es sieben unterschiedliche Sicherheitsstufen. Die Einstufung in eine entsprechende Klasse richtet sich dabei nach der Zerkleinerung und der Rekonstruktionsfähigkeit der jeweiligen Dokumente. Um bei einem beruflichen Einsatz für Papiere mit personenbezogenen Daten eine DSGVO-konforme Vernichtung zu gewährleisten, muss dein Aktenvernichter mindestens die Sicherheitsstufe P – 4 vorweisen. Ferner kommt es darauf an, welche Materialien geschreddert werden sollen. Aktenvernichter können unterschiedlich viele Dokumente in einem Vorgang zerkleinern. Möchtest du möglichst viele Blätter in einem Zug bearbeiten, benötigst du ein Modell mit entsprechender Schnittleistung. Auch die Schnittgeschwindigkeit ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Achte daher auf einen leistungsstarken Motor. Muss das Gerät regelmäßig länger und ohne Pause arbeiten, dann ist eine lange Betriebsdauer notwendig. In diesem Zusammenhang solltest du dir auch Gedanken über die Geräuschkulisse machen. Es gibt Aktenvernichter, die sehr laut sind. Das kann besonders im Büroalltag zu einem drastischen Störfaktor werden. Prüfe also auch die Lautstärke vor dem Kauf. Möchtest du dein Gerät öfter einmal transportieren oder muss es immer wieder im Raum verrückt werden, so ist auf eine gute Mobilität zu achten.
Aktenvernichter mit Partikelschnitt bieten höhere Sicherheit
Der wohl größte Unterschied bei den verschiedenen Modellen ist die Schnittart. Aktenvernichter mit Streifenschnitt sind die gängigsten Geräte und weitläufig bekannt. Dabei werden die Dokumente längs in gleichmäßige Streifen geschnitten. Wie dick diese Streifen sind, hängt von der jeweiligen Sicherheitsstufe des Modells ab. Aktenvernichter mit Streifenschnitt sind recht günstig zu erwerben. Allerdings ist die Sicherheit nicht sehr hoch. Mit einem gewissen Zeitaufwand könnten Dokumente wiederhergestellt werden. Besser, du greifst auf einen Aktenvernichter mit Partikelschnitt zurück. Bei dieser Schnittart werden die Papiere horizontal und vertikal geteilt. Es entstehen winzige Schnipsel, die nicht einfach so wieder zusammengesetzt werden können. Du möchtest nicht nur Papier schreddern? Dann findest du Modelle, die weitere Materialien vernichten können. Dazu zählen beispielsweise CDs, laminierte Dokumente oder Plastikkarten. Von Vorteil können auch Aktenvernichter mit verstellbarem Einzug sein. In der Regel sind die Geräte zum Schreddern von DIN-A4-Dokumenten ausgerichtet. Sollen aber öfter auch andere Formate vernichtet werden, ist eben ein flexibler Einzug ideal. Unterschiede gibt es auch beim Auffangvolumen. Wenn du also viele Dokumente vernichten möchtest oder mehrere Leute den Aktenvernichter nutzen, ist ein großer Auffangbehälter von Vorteil. Praktisch und komfortabel zugleich ist die Auto-Start-Stopp-Funktion, mit der einige Modelle ausgestattet sind. Führst du ihnen Papier zu, so starten sie automatisch. Ist das Dokument durch, beenden sie das Schreddern.
Papierstau ist lästig. Die meisten gängigen Aktenvernichter verfügen daher auch über einen Vor- und Rücklaufschalter, der eben genau diesen verhindert. Noch zuverlässiger sind Ausführungen mit Anti-Papierstau-Technologie. Eine Abschaltautomatik spart Strom. Das Gerät schaltet sich aus, wenn es eine bestimmte Zeit lang nicht genutzt wird. Jedoch benötigt es für die erneute Nutzung erst einige Sekunden, bis es wieder einsatzbereit ist. Diese Zeitspanne variiert je nach Modell. Besonders Privathaushalte mit Kindern bevorzugen Aktenvernichter, die über eine Kindersicherung verfügen. So wird das unbeabsichtigte Vernichten wichtiger Dokumente verhindert. Eine sehr praktische Variante ist ein Teleskop-Aktenvernichter. Er ist kompakt, lässt sich gut verstauen und wird einfach auf den Papierkorb aufgesetzt. Wenn du deinen Aktenvernichter unabhängig von Strom unterwegs einsetzten möchtest, gibt es sogar Geräte, die mit Akku betrieben werden.
Pflege- und Wartungstipps für deinen Aktenvernichter
Auch wenn der Aktenvernichter ein Gebrauchsgegenstand ist, sollte er gut gepflegt werden. Das Gehäuse ist schnell von Haus- aber auch Papierstaub verschmutzt. Mit einem angefeuchteten Tuch lässt es sich aber problemlos reinigen. Das Schneidwerk ist das Herzstück des Aktenvernichters. In regelmäßigen Abständen ist es erforderlich, dass du es reinigst und von verhedderten Papierresten befreist. Wichtig: Ziehe vorher auf jeden Fall den Netzstecker. Heftklammern können besonders einfache Aktenvernichter, die ausschließlich Papier schreddern, beschädigen. Daher entferne sie immer vorab. Vermeide zudem, dass du mehr Blätter als angegeben zusammen in den Aktenvernichter gibst. Auch dicke Pappe oder Karton gehören nicht in den Aktenvernichter. Sonst wird das Schneidwerk wesentlich schneller stumpf. Stelle immer sicher, dass der Papierbehälter nicht überfüllt ist. Sonst kann kein Schnittgut mehr ausgeworfen werden und es droht eine Verstopfung. In diesem Zusammenhang ist auch das gelegentliche Nutzen des Rückwärtslaufs wichtig. Benötigt dein Aktenvernichter plötzlich viel länger für den Schreddervorgang oder ist er wesentlich lauter als gewöhnlich, dann ist es Zeit, das Schneidwerk zu ölen und zu schärfen. Verwende zum Ölen ein spezielles Aktenvernichter-Öl. Dieses ist als Sprüh- oder Flaschenöl sowie als Ölpapier erhältlich. Andere bewegliche Teile wie der Motor oder die Wellen sollten ebenfalls regelmäßig geölt werden. Hierzu kannst du ein gewöhnliches Maschinenöl nutzen. In der Garantiezeit ist es besonders wichtig, dass du dich um diesen Teil der Wartung gewissenhaft kümmerst. Es gibt durchaus Hersteller, bei denen sonst der Garantieanspruch verfällt. Ein weiteres Zubehörteil für die Pflege und Wartung deines Aktenvernichters ist das Schleifpapier. Im Handel sind DIN-A4-Bögen erhältlich, die mit einem speziellen Schleifmittel beschichtet sind. Mit ihrer Hilfe schärfst du die Schneiderollen im Inneren wieder. Kommt es einmal zu Kunststoffbrüchen am Auffangbehälter, kannst du diese einfach mit Klebeband reparieren und dann wieder für eine ordnungsgemäße und vor allem sichere Entsorgung vertraulicher Dokumente sorgen.
